Comment AUPA Immobilier a transformé le quotidien de son agence en adoptant SweepBright pour gagner en performance. Témoignage client d'un déploiement réussi.
AUPA Immobilier, implantée dans les Landes, est une agence indépendante dirigée par Unai Arocena et Steeve Pétré, qui exercent le métier depuis plus de 20 ans. Jusqu’à récemment, leur équipe travaillait avec le même logiciel depuis plus de 10 ans, qu’ils considéraient comme « basique, voire archaïque, mais qui faisait le job ». Avec le temps, ce logiciel figé devenait un frein plus qu’un soutien, sans qu'ils le sachent, puisque le directeur d’agence souligne qu’il ne se posait même pas la question.
« Il n’y avait pas de véritable communication avec l’éditeur, même les nouveautés n’étaient pas signalées, la moindre modification nécessitait un temps considérable. L’outil faisait le strict minimum, sans plus. On s’en accommodait, sans même se poser la question de faire mieux », explique Unai.
Le manque de mobilité était aussi un problème quotidien. Cela faisait un moment qu’il demandait à son éditeur de pouvoir « faire une estimation sur tablette ou téléphone. Mais impossible, il fallait revenir à l’agence, tout retaper. Pour une équipe de terrain, c’est contre-productif », résume-t-il.
Enfin, l’équipe se rendait surtout compte des limites du logiciel avec les rapprochements de biens qui étaient peu pertinents, trop larges, obligeant l’équipe à filtrer manuellement.
Avec l’évolution du métier et l’émergence de nouveaux outils digitaux, Unai Arocena sentait qu’il était temps de remettre en question ses habitudes. « Je savais qu’il existait mieux, je suivais SweepBright depuis déjà quelques années, mais je n’étais pas prêt avant. »
Ce n’est qu’en 2024, après une discussion approfondie avec l’équipe commerciale de SweepBright, rassuré par une écoute et un accompagnement plus présents, qu’il décide de franchir le cap. « Ce qui a fait la différence, c’est la qualité des échanges, l’écoute, et surtout l’accompagnement humain. C’est la première fois que je me suis senti vraiment épaulé dans une transition aussi importante. »
Précédemment, Unai avait déjà vécu des changements de logiciels difficiles, avec perte de données à la clé. C’était une crainte importante, et une des raisons pour lesquelles il avait tant attendu pour se lancer. Avec SweepBright, la migration est structurée, personnalisée, et l’équipe bénéficie d’un suivi pas à pas. « Raphaël a été exceptionnel. Il connaît le produit, il comprend nos enjeux, et il sait former sans submerger », conclut Unai.
Le passage à SweepBright a été vécu comme une véritable révolution. « On est passé d’un Solex à une voiture de course », résume Unai. L’agence a dû repenser son organisation, après plus d’une décennie d’habitudes figées.
Océane, assistante commerciale de l’agence, témoigne de cette transformation : « Avant, je passais mon temps à ressaisir la même information sur cinq logiciels ou fichiers différents. Aujourd'hui, je saisis tout une seule fois dans SweepBright, dès l'estimation, et l'information est synchronisée partout automatiquement via les interconnexions en place. C'est un gain de temps énorme qui simplifie notre quotidien et assure un meilleur suivi client. »
L’un des premiers bénéfices visibles a été la mobilité totale : les agents peuvent désormais tout faire depuis leur téléphone ou tablette, y compris les estimations, directement sur le terrain. Ce gain de réactivité s’est fait sentir immédiatement, puisqu'on ne saisit les informations qu’une seule fois. Plus aucune perte de temps.
La collaboration interne a également gagné en fluidité. L’information est mieux partagée, les tâches sont centralisées, et le suivi des dossiers est beaucoup plus lisible. « On a encore des réflexes anciens, mais on progresse. Les plus digitaux de l’équipe s'approprient l’outil avec une facilité déconcertante. Le logiciel est très intuitif. »
Au-delà des outils, c’est une vraie transformation des pratiques qui s’est engagée. « SweepBright ne nous impose pas une façon de faire. Il nous ouvre un champ de possibles. » Cette liberté oblige à revoir ses méthodes, mais aussi à se poser les bonnes questions. En effet, pour Océane, le déploiement sur SweepBright a aussi été l’occasion de redéfinir l’organisation commerciale que l’agence souhaitait mettre en place. Cela a permis de « s’assurer que tous nos clients soient suivis correctement en définissant des processus clairs et en automatisant ensuite ce qui pouvait l’être. »
Ce changement est culturel. Après 20 ans de métier, Unai reconnaît que son équipe – comme lui – doit désapprendre certaines habitudes pour tirer pleinement parti de ce nouvel environnement. « Il faut accepter d’apprendre à piloter cette voiture de sport. Mais quand on comprend ce qu’elle permet, on n’a plus envie de revenir en arrière. »
Par exemple, avec SweepBright, l’agence a mis en place Microsoft Teams comme application de messagerie interne pour animer et fluidifier la communication entre les collaborateurs. Comme les notifications sont automatisées via SweepBright, tous les nouveaux leads entrants en provenance des portails sont également signalés dans Teams, et la réactivité de l’équipe est nettement plus rapide qu'auparavant. Pour le directeur d’agence c’est une amélioration de la gestion client : « Tout est interconnecté et me permet d’être plus réactif, de répondre à l’impatience de mes clients. », et pour l’assistante commerciale, Oceane, un gain de temps grâce à la centralisation des informations : « Je devais saisir manuellement des centaines ou milliers de contacts par an, c’est un gain de temps important de les avoir directement renseignés dans SweepBright maintenant, et en plus de ça avec le label qui va bien : Chaud / Investisseur / Visite / Nouveau pour savoir comment les traiter au mieux ».
L’un des enseignements majeurs de la migration a été la découverte de l’ampleur du potentiel inexploité de la base de données. « Avant, on n’avait aucune visibilité sur ce qu’on possédait. SweepBright nous a mis face à la réalité : une grande partie de notre historique était inutilisable ou mal qualifiée. »
Ce constat a été un électrochoc. Pour la première fois, l’agence s’est engagée dans une démarche de nettoyage et de qualification de ses contacts. Un investissement en temps important, mais nécessaire pour exploiter toutes les capacités offertes par SweepBright.
« On ne peut pas parler de gain de temps sans une base de données propre. C’est notre priorité aujourd’hui : reconstruire un socle solide pour travailler mieux demain. »
Pour aller plus loin et requalifier une base de plusieurs milliers de contacts, une campagne de requalification par SMS a été initiée avec l’équipe de SweepBright pour savoir quels contacts sont encore en recherche ou non, puis les catégoriser automatiquement dans SweepBright selon leur réponse.
Ce qui a marqué Unai Arocena, au-delà de l’outil, c’est la relation humaine tissée avec l’équipe SweepBright. « Vous êtes des personnes passionnées. On sent qu’on n’est pas un client parmi d’autres, mais que c’est un projet commun pour réussir ensemble. »
Au lancement, les équipes doivent être sensibilisées au fait que cela va les chambouler, et qu’il faut adopter une approche ouverte. « Il y a beaucoup d’informations au début. Et les premiers jours, il y aura forcément des questions ou des problèmes, c’est normal et la plupart du temps c’est juste qu’on ne sait pas encore comment faire. Ce qui compte, c’est la réactivité et les réponses qu’on a eues, et qui nous ont permis de passer ce cap en étant accompagnés. »
Les formations sont adaptées au rythme de l’agence, et la pédagogie joue un rôle central dans l’appropriation. « Ce n’est pas la technologie le problème. C’est l’humain. Il faut montrer à chaque collaborateur ce que l’outil peut réellement lui apporter. C’est par des exemples concrets, en montrant le gain potentiel, que mon équipe va prendre en main et exploiter à fond l’outil. »
C’est pourquoi Unai insiste aujourd’hui sur la nécessité d’une approche pédagogique, pour accompagner chaque membre de l’équipe dans cette transition en leur expliquant de manière très concrète le gain et ce que ça va leur permettre demain.
Après le déploiement, les collaborateurs apprécient particulièrement le chatbot, qui permet d’obtenir une réponse immédiate et « en cas de besoin, le problème est remonté à l’équipe support par chat, qui est très réactive », souligne Océane.
Même si l’agence est encore dans la phase d’appropriation, les premiers résultats sont là. L’équipe est plus mobile, plus réactive, et surtout mieux armée pour affronter un marché exigeant.
Le travail de fond engagé sur la donnée commence à porter ses fruits, et les perspectives sont claires : une base propre, des processus fluides, et une capacité accrue à générer du chiffre d’affaires avec les bons outils.
« SweepBright nous redonne envie d’innover, d’aller plus loin. C’est le premier logiciel qui me donne la sensation de ne pas être bridé par l’outil, et donc d’être prêt pour l’avenir. »
Pour Unai Arocena, SweepBright est bien plus qu’un CRM : c’est un partenaire de transformation. « Un partenaire qui nous challenge, nous écoute, et nous propose des solutions pour répondre à nos problématiques par des automatisations sur-mesure. »
L’accompagnement humain, la vision produit, et la capacité à faire évoluer l’outil avec les besoins du terrain en font un choix stratégique. « Je sais que maintenant que je suis sur SweepBright, je peux imaginer comment utiliser l’IA au service de mon métier, car vous êtes prêts et que vous travaillez sur ces sujets. »
Ce qu’il dirait à un directeur ou une directrice d’agence qui hésite encore ? « On vit une évolution brutale du marché. Avec un logiciel traditionnel, un directeur d’agence va être frustré et bloqué. S’il veut avancer avec un vrai partenaire qui comprend son métier, qui le prépare au marché immobilier de demain, alors SweepBright est le bon choix. Et s’il n’y va pas maintenant, il risque d'être en retard sur ses concurrents, voire de disparaître ! »
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